Os eventos ao ar livre estão a ganhar cada vez mais popularidade – e não é por acaso. Este tipo de acontecimentos permite que marcas e empresas se conectem com os seus públicos, clientes e colaboradores num ambiente muito mais próximo, natural e descontraído.
Os espaços exteriores oferecem inúmeras possibilidades, especialmente durante a primavera e o verão, quando as temperaturas são mais agradáveis e os dias têm mais horas de luz natural. Assim, jornadas corporativas, feiras promocionais ou celebrações informais têm grandes probabilidades de sucesso, desde que o local ao ar livre seja bem escolhido.
· Por que razão organizar eventos ao ar livre?
As celebrações, campanhas e festas que decorrem em espaços abertos oferecem importantes vantagens estratégicas a nível organizativo, emocional e de imagem para as empresas.
Por um lado, contribuem para a criação de ambientes mais descontraídos e genuínos, favorecendo a participação espontânea e facilitando a interação entre os participantes. Isto promove relações mais naturais, longe da formalidade habitual dos escritórios e salas de reuniões.
Por outro lado, os espaços exteriores proporcionam maior flexibilidade na disposição e utilização do espaço, uma vez que não estão sujeitos às limitações físicas dos recintos fechados. É possível desenhar percursos, criar zonas temáticas, áreas de descanso ou dinâmicas de grupo, ajustadas a cada público e ao objetivo do evento.
Do ponto de vista da comunicação, os eventos ao ar livre ajudam a reforçar valores associados à marca como a sustentabilidade, o bem-estar, a proximidade ou a ligação à natureza. Transmitem, assim, uma imagem mais humana e consciente – algo muito valorizado atualmente.
Além disso, permitem aproveitar os recursos naturais, como a luz solar, a ventilação e as paisagens, que contribuem para o conforto e a decoração do evento sem exigir grandes investimentos. Muitas vezes, o próprio local torna-se protagonista e parte integrante da experiência.
Por fim, este tipo de eventos gera mais visibilidade e impacto a longo prazo, uma vez que são mais apelativos visualmente e partilháveis nas redes sociais, alcançando um público muito mais vasto.
· Organizar um evento ao ar livre: 7 dicas essenciais
Apesar das suas vantagens, a organização de eventos ao ar livre requer atenção a certos desafios que podem ser superados com uma boa preparação. Eis os principais:
- Escolher o espaço com discernimento: É fundamental garantir que o local escolhido para o evento corresponda aos requisitos e necessidades da empresa. Ou seja, que tenha capacidade suficiente para todos os participantes, disponha de ambientes adequados ao objetivo do acontecimento e, idealmente, conte com uma zona exterior, mesmo que a celebração ocorra no inverno. Para encontrar espaços que se ajustem às exigências, recomenda-se a utilização de motores de busca especializados em locais para eventos, uma vez que os respetivos filtros permitem restringir a pesquisa e encontrar o espaço ideal.
- Planeamento em função do clima: O tempo é um fator determinante. É essencial verificar a previsão meteorológica com antecedência e ter sempre um plano B. Em dias quentes, convém prever sombras, ventiladores ou nebulizadores. Em dias mais frios, deve-se considerar tendas, guarda-chuvas ou aquecedores.
- Assegurar o conforto dos participantes: Deve ser garantida água fresca, snacks, assentos para todos, proteção solar ou mantas, conforme necessário. A atenção ao detalhe transmite profissionalismo e associa a marca a experiências positivas.
- Estética e detalhes técnicos: Iluminação, som e decoração devem estar adaptados ao exterior, com materiais resistentes ao vento e à chuva. Uma boa sonorização, iluminação acolhedora e sinalização clara podem transformar um espaço simples num ambiente impactante.
- Gestão logística e autorizações: O evento deve dispor de acessos fáceis, casas de banho suficientes (portáteis se necessário), pontos de limpeza e segurança adequada. Se o local for público, é obrigatório tratar das licenças com antecedência.
- Oferecer um kit de brindes exclusivo: Um conjunto de produtos úteis e personalizados com packaging cuidado pode marcar a diferença. Além de melhorar a experiência dos convidados, reforça a identidade da marca.
- Respeito pelo ambiente: Estes eventos são oportunidades ideais para demonstrar o compromisso ecológico da empresa. Sugere-se o uso de loiça compostável, garrafas reutilizáveis, sinalização ecológica, contentores de reciclagem e fornecedores locais. No fim, o espaço deve ficar limpo.
· Será que o evento pode realizar-se ao ar livre?
Quase todos os tipos de eventos podem realizar-se em espaços exteriores, desde que adaptados às suas condições específicas. No entanto, alguns tipos de eventos beneficiam especialmente deste formato.
Team buildings e jornadas corporativas, são o exemplo perfeito de tipo de eventos que encaixam neste formato. Estas atividades promovem a coesão da equipa através de jogos, desafios, atividades desportivas ou workshops ao ar livre que quebram a rotina e melhoram a comunicação entre colegas.
Também os lançamentos de produtos ou campanhas de visibilidade beneficiam do ambiente sensorial dos espaços abertos, reforçando a ligação emocional com o público.
As feiras setoriais, mercados artesanais, festivais de música e eventos gastronómicos são tradicionalmente realizados ao ar livre e costumam contar com a presença de marcas e instituições que pretendem expandir a sua audiência e estabelecer contactos comerciais.
Torneios, corridas, dias desportivos ou eventos de fitness também exigem espaços amplos, com zonas para participantes, bebidas, assistência médica e público.
As cerimónias institucionais, como aniversários, homenagens ou entrega de prémios, estão a aderir a ambientes mais próximos, como pátios, jardins ou espaços públicos, criando momentos mais acolhedores e memoráveis.
Por fim, os eventos corporativos familiares – com piqueniques, churrascos, jogos infantis e atividades para todas as idades – ajudam a fortalecer a motivação dos colaboradores e o sentimento de pertença.
· Ideias de brindes corporativos para eventos ao ar livre
Quando bem explorados, os eventos em espaços exteriores são ótimas oportunidades para reforçar a marca de forma prática e discreta.
Mais concretamente, são uma ótima ocasião para a distribuição de artigos úteis e personalizados com o logótipo da empresa. Estes podem ser oferecidos como brindes ou integrar a decoração do evento. Em ambos os casos atuam como grandes ferramentas de comunicação.
Apresentamos-lhe uma seleção de produtos personalizáveis cuja presença em celebrações ao ar livre é praticamente essencial caso se deseje ser responsável pela organização de um evento bem-sucedido.
- Copos reutilizáveis: Para servir bebidas. Podem ser entregues com a bebida de boas-vindas, colocados em mesas ou usados em estações de refrescos. São sustentáveis, práticos e permitem que o logótipo esteja sempre presente na mão de cada participante.
- Garrafas e termos: Podem ser entregues no início ou incluídos em kits de boas-vindas ao evento. Ajudam a associar a marca a valores ecológicos e à preocupação pelo bem-estar dos participantes, já que permitem manter as bebidas frescas no verão e quentes no inverno, ao mesmo tempo que promovem uma hidratação adequada.
- Bonés ou chapéus: Proporcionam proteção solar, uniformizam visualmente os participantes e geram um grande impacto de marca em fotografias e vídeos do evento. Por sua vez, revelam-se muito úteis em dias muito soalheiros e em ocasiões futuras fora do contexto corporativo. Os bonés, por sua vez, transmitem uma imagem mais desportiva, enquanto os chapéus promocionais se destacam pela estética festiva e original.
- Mantas: Para eventos noturnos ou em épocas ligeiramente mais frescas. Podem ser colocadas sobre cadeiras ou distribuídas ao longo do dia. Proporcionam aconchego e bem-estar, e associam a marca a sensações de calor e cuidado.
- Leques: Um clássico em qualquer celebração ao ar livre durante os meses mais quentes. Além disso, costumam ser utilizados posteriormente e destacam-se pela ampla área disponível para personalização.
- Artigos de piquenique: Caso o evento inclua refeições ao ar livre, não podem faltar produtos como talheres, toalhas de piquenique ou bolsas térmicas. Estes elementos melhoram a experiência, transmitem organização, reforçam os valores ecológicos e promovem o relaxamento e a naturalidade no estabelecimento de novas relações.
- Grelhadores/churrascos: Personalizar os grelhadores nos quais será preparada a comida é uma excelente ideia para garantir que todos os participantes se lembrem do logótipo da marca e o associem a momentos agradáveis.
- Cadeiras dobráveis: Proporcionam conforto em dias prolongados e ajudam a garantir que todos os participantes tenham um lugar onde descansar e relaxar. Além disso, por estarem sempre visíveis, asseguram uma exposição constante da marca.
- Jogos, bolas ou frisbees: Ideais para dinamizar atividades familiares ou ações de team building. Também incentivam o jogo livre e a conexão com os restantes participantes de uma forma menos habitual, mas muito mais descontraída.
· E se preferir celebrar o meu evento no interior?
A principal diferença entre eventos ao ar livre e em espaços fechados reside na previsibilidade. Em ambientes interiores é muito mais fácil ter controlo total sobre a temperatura, a acústica ou a iluminação. No entanto, do ponto de vista visual, são eventos menos apelativos e que transmitem uma formalidade muito semelhante à das empresas e dos escritórios, afastando os participantes da naturalidade que tantas vezes se procura neste tipo de ocasiões.
Com o objetivo de ajudar a perceber e visualizar melhor as diferenças, foi preparada uma tabela comparativa com alguns dos aspetos e características mais relevantes de ambos os formatos de evento:
| Aspetos | Eventos ao ar livre | Eventos em interiores |
| Ambiente | Natural, relaxado e visualmente atrativo | Formal, estruturado, controlado |
| Capacidade | Flexível | Limitada ao tamanho do local |
| Clima | Depende da meteorologia | Totalmente controlado |
| Investimento | Menor gastos (luz, ventilação, decoração, etc) | Requer mais gastos (climatização, manutenção constante, etc) |
| Organização | Dinâmica, fomenta a participação espontânea | Programação mais rigorosa |
| Imagem de marca | Próxima, sustentável, moderna | Profissional, técnica, corporativa |
Assim sendo, apesar de ambos os tipos de evento apresentarem os seus pontos fortes, se o objetivo for despertar emoções, gerar visibilidade e estabelecer ligações mais diretas e autênticas com o público, os espaços ao ar livre constituem uma fonte inesgotável de potencial.