Brindes e merchandising para congressos

Um congresso não tem um único público, tem várias. Após mais de 10 anos a gerir encomendas para congressos e feiras, observámos que o merchandising que melhor funciona é aquele que divide o orçamento por perfil, em vez de comprar um único artigo para toda a gente.

Por exemplo, para os participantes é necessário um elevado volume de unidades e um custo unitário baixo. Assim sendo, canetas, cadernos promocionais, sacos de pano e porta-chaves personalizados encaixam muito bem. Além disso, são produtos que podem ser utilizados durante a própria jornada.

Em contrapartida, para palestrantes e VIPs, deve-se apostar em ofertas com um custo unitário mais elevado, já que apenas serão necessários entre 10 e 40 artigos, dependendo do congresso. Nestes casos, é altamente recomendável escolher brindes tecnológicos ou de secretária com acabamento premium e apresentados em caixa. Deste modo, o brinde é entregue em mão e a embalagem faz parte do gesto.

Da mesma forma, para o staff e a organização, os lanyards, os porta-credenciais e o vestuário de identificação desempenham uma função operacional clara, e não promocional. O objetivo é que, durante o congresso, qualquer pessoa consiga distinguir quem pode resolver um problema do resto da sala.

Finalmente, para o próprio stand, é preciso mudar a lógica: o brinde não é uma oferta, é um motivo para parar. Funciona melhor um produto que convide a uma interação de 30 segundos, como produtos de secretária plantáveis ou tecnologia de carregamento solar, por exemplo.

Guia para acertar na quantidade de unidades

Sem dúvida alguma, calcular mal a quantidade de unidades necessárias é o erro mais dispendioso que se comete. Por isso, preparamos algumas dicas que esperamos que o ajudem a evitá-lo:

• Saco de boas-vindas (entrega garantida a cada inscrito): número de inscritos + 5-8%. Essa margem cobre as inscrições de última hora, os acompanhantes e o material que se possa danificar durante a montagem. Neste tipo de entrega, um saco personalizado também permite reunir o restante material do congresso num único pack.
• Produto entregue no stand (entrega não garantida): Entre 30% e 50% do total de participantes do congresso, não da lotação da sua sala. Ninguém visita todos os stands.
• Palestrantes e VIPs: Número exato + 3 unidades de reserva.

Aviso pouco intuitivo: em artigos personalizados, duplicar a quantidade quase nunca duplica o preço. O custo de preparação da personalização costuma ser fixo e é distribuído pelas unidades. Assim, antes de reajustar para baixo, peça orçamento para duas quantidades: verá que, em muitos produtos, a encomenda fica muito menos dispendiosa do que parece e as unidades que sobram podem servir para o congresso ou evento seguinte.

Na Gift Campaign contamos com um amplo catálogo de brindes para eventos corporativos que podem ser entregues em congressos, conferências e convenções. Isto traduz-se numa grande amplitude de preços, permitindo-nos adaptar às possibilidades e necessidades de cada campanha e empresa. O nosso conselho é definir o orçamento e os brindes a partir do custo por participante que possa assumir.

• Menos de 2 € por participante: personalizar canetas, porta-chaves, caderno básico, saco de pano leve ou doces com o logótipo da empresa. É a faixa do congresso massiva. Aqui convém priorizar a utilidade, a facilidade de distribuição e o custo unitário.
• Entre 2 € e 8 €: a faixa onde se encontra o melhor retorno para a maioria dos congressos profissionais. Permite garrafas reutilizáveis, cadernos de capa dura, mochilas com cordões ou sets combinados. É também onde começa a fazer sentido o produto sustentável com certificação, muito valorizado em congressos do setor da saúde, educação e administração pública.
• Mais de 8 €: reservado a oradores, patrocinadores e contactos qualificados. Powerbanks, auscultadores, colunas com logo, artigos de secretária e sets apresentados em caixa de presente.

Se está na dúvida entre distribuir o orçamento por todos ou concentrá-lo num grupo mais reduzido, a nossa opinião é clara: é preferível um bom brinde para 200 pessoas do que um medíocre para 1000, salvo se o seu objetivo for puramente de visibilidade na sala.

Recomendação de especialista: o que funciona e o que não funciona num congresso

Após anos a preparar material para congressos para empresas de 7 mercados europeus, aprendemos que o melhor merchandising para congressos não é o mais vendido, mas sim o que resolve um problema real.

O que funciona:

Apostar em produtos de utilização imediata durante o evento, como garrafas reutilizáveis, cadernos com caneta ou sacos resistentes, uma vez que passeiam a sua marca pelos corredores e palestras. Para os perfis VIP, a chave são os brindes de utilidade crítica, como um powerbank quando a bateria se esgota, gerando um impacto positivo e imediato.

O que não recomendamos (embora nos peçam):

Artigos volumosos ou pesados que não cabem na bagagem de mão e terminam esquecidos no hotel. Também não aconselhamos sacrificar a qualidade para inflacionar a quantidade, já que um produto que se estraga transmite essa mesma imagem da sua marca. Por fim, evitamos géneros alimentícios sem controlo, pois em eventos de vários dias costumam gerar problemas de conservação e alergénios.

A data de um congresso é conhecida com muitos meses de antecedência. E, ainda assim, recebemos frequentemente encomendas de máxima urgência devido a uma má organização temporal. Deste modo, sugerimos tratar a chegada destas datas como uma contagem decrescente, inclusive na aquisição dos brindes e/ou merchandising.

8-10 semanas antes
Estude as opções, selecione o ou os produtos que melhor encaixem e solicite o orçamento e a maquete virtual. Com esta margem, imprescindível para encomendas de grandes quantidades, disporá de tempo de sobra para fazer ajustes e alterações antes de iniciar a produção.

4-5 semanas antes
Momento razoável para uma encomenda padrão. A entrega da maioria dos artigos personalizados é concluída num máximo de 10 dias úteis, mas necessita de uma margem de segurança para validar a maquete virtual, solicitar alterações e para o envio ao destino final.

2 semanas antes
Ainda é viável com produtos em stock e envio expresso (custo adicional indicado antes de confirmar a encomenda). No entanto, recomendamos não arriscar tanto.

Menos de 1 semana
Possível apenas em artigos muito específicos e sem impressão. Contacte-nos e dir-lhe-emos o que pode chegar a tempo.

Antes de produzir qualquer encomenda, enviamos uma maquete virtual com o seu logótipo aplicado sobre o produto. Nenhuma encomenda entra em produção sem que tenha aprovado essa imagem: é o filtro que evita que 1000 unidades cheguem com o logótipo descentrado ou numa cor que não tenha escolhido.

Por que razão oferecer brindes em congressos

Integrar o merchandising na estratégia de uma feira ou convenção vai muito além de entregar uma simples lembrança publicitária: trata-se de um investimento de elevado impacto para a sua marca.

Por um lado, os brindes atuam como um forte atrativo que capta os participantes até ao seu stand e serve como um quebra-gelo natural para iniciar conversas de negócios de forma fluida.

Por outro lado, ao nível da imagem, os artigos com a sua identidade corporativa multiplicam a visibilidade e reforçam a recordação de marca, acompanhando o participante tanto durante a jornada como no seu dia a dia após o evento.